GDPR

Hos MOLE arkitekter bestræber vi os på at passe godt på dine personlige data. Da vi, som alle andre firmaer, er underlagt Persondataforordningen, har vi udarbejdet en privatlivspolitik på vores tegnestue. Personoplysninger vil ikke blive videregivet til andre firmaer for deres markedsføring.

Jobansøgninger behandles kun af få betroede medarbejdere.
Ved henvendelse til MOLE arkitekter, forudsætter vi, at du er bekendt med Persondataforordningen. Fremsendelse af selvvalgt personligt materiale betragtes dermed som samtykketilladelse til, at vi må gennemgå det fremsendte materialet.
Vi opbevarer kun de registrerede personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at kunne opfylde de formål, til hvilke dine personoplysninger er indsamlet, eller så længe vi er lovgivningsmæssigt er forpligtet hertil.
Se: gdpr.dk/persondataforordningen/

Personoplysninger
Alle oplysninger om en fysisk person, der direkte eller indirekte kan identificeres, betragtes som personoplysninger:
Navn, stilling, telefonnummer, adresse, e-mailadresse, CPR-nummer, uddannelse m.v.
Forsikringsselskab, håndværkere, bank eller lignende, såfremt vi bliver bedt om at hjælpe med at håndtere heraf.
Fotos i forbindelse med registrering og kvalitetssikring.

Indsamling
Oplysninger indsamles kun til specifikke og saglige formål.
Vi indsamler oplysninger, der skal anvendes til at opfylde eller indgå en aftale, og vi anvender kun oplysninger, der er offentligt tilgængelige eller udleveret til os.
For kunder, leverandør og samarbejdspartnere (eksternt) drejer det sig primært om administration og service. Vi behandler personoplysninger om de medarbejdere, vi er i dialog med, som navn, kontaktoplysninger, mailkorrespondance m.v.
For medarbejdere, praktikanter og ansøgere (internt) behandler vi personoplysninger om de personer vi er i dialog med. Det vil f.eks. være oplysninger som navn, kontaktoplysninger, mailkorrespondance m.v.

Anvendelse

MOLE arkitekter anvender blandt andet person- og virksomhedsoplysninger i forbindelse med:
Kundekartotek.
I forbindelse med aktuelt eller potentielt samarbejde, hvor vi har brug for at kontaktoplysninger, eksempelvis i forbindelse med rådgivning eller ansættelse.
Kontakt til andre virksomheder i forbindelse med mulige samarbejder, udbud af arbejder og lignende.
Anvisning af regninger, ved modtagelse af indbetalinger og foretagelse udbetalinger.
Information på vores hjemmeside og i vores reklamer og publikationer.
Oprettelse og administration af nyhedsbreve, julekort og anden reklame til virksomhedens kontaktpersoner og abonnenter.
Private personoplysninger vil kun blive offentliggjort efter forudgående aftale.
Retlige grundlag for vores behandling af personoplysninger følger af Databeskyttelsesforordning og Databeskyttelsesloven.
Oplysninger om hvordan vi behandler aktuelle personlige vil altid blive oplyst ved forespørgsel.

Deling
Vi deler kun personlige oplysninger med andre leverandører og samarbejdspartnere, f.eks. andre rådgivere, din bank, et forsikringsselskab, håndværkere etc., når det er nødvendigt for opfyldelse af indgået aftale.
Derudover deler vi personlige oplysninger, hvis vi er forpligtede til at overdrage eller dele disse oplysninger med offentlige- og retslige myndigheder, herunder hvis vi skal indberette oplysninger til det offentlige.

Opbevaring
Persondata gemmes for med kontakt og servicering i forbindelse med de enkelte sager, eller for senere kontakt ved mulige samarbejde. Vi registrer og gemmer navn, e-mail, evt. telefonnummer og aktuelle sagsakter ved kontakt i forbindelse med rådgivning eller salg.
Persondata gemmes lige så længe som den sag de vedrører, inklusiv garantiperioden på minimum i 5 år, med mindre der specifikt udtrykkes ønske om sletning. Dette gøres med henblik på senere opfølgning på sagen.
Alle persondata opbevares på vore egne servere.
Derudover opbevares e-mail og faktureringsoplysninger hos eksterne databehandlere:
E-mail kommunikation opbevares på Microsofts Office 365-servere.
Kundeoplysninger for fakturering opbevares på Autopilot-servere.
Vi beskytter dine personoplysninger og har interne regler og processer for vores informationssikkerhed.
MOLE arkitekter kontrollerer løbende, at vi og databehandlerene har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personlige oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, går tabt eller forringes. Endvidere sikrer vi, at de ikke kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med de til enhver tid gældende regler om behandling af personoplysninger.
Vi sikrer, at uvedkommende ikke får adgang til personoplysninger. For at undgå tab af information, tager vi desuden løbende backup af vores systemer. I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der indebærer en høj risiko i forbindelse med udleverede personlige oplysninger, vil vi underrette om dette så hurtigt som muligt.

Persondata om medarbejdere slettes et år efter arbejdsforholdets ophør. Eller så længe det kræves for at opfylde vores forpligtigelser overfor medarbejderen.
Vores behandling af personlige oplysninger i forbindelse med jobansøgning sker med baggrund i eget samtykke, jf. Persondataforordningens art. 6, stk. 1, a) og art. 9, stk. 1, a), jf. Databeskyttelseslovens § 6 stk. 1, § 7 stk. 1 samt § 11 stk. 2, nr. 2. Ansøgninger slettes efter 6 måneder, med mindre samtykke til opbevaring i længere tid gives.

Rettigheder
Man er til enhver tid berettiget til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi har indsamlet, opbevarer og behandler. Kontakt os på vores e-mail eller telefonnummer for oplysninger herom.
Man kan til en enhver tid kræve berigtigelse, gøre indsigelse eller få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.
Ved klage over vores behandling af personoplysninger, kan det ske til Datatilsynet, Borgergade 28, 1300 København K, tlf.: 33 19 32 00 eller via e-mail: dt@datatilsynet.dk

Dataansvarlig
Personoplysninger indsamles og behandles af:

MOLE arkitekter
Godthåbsvænge 4
2000 Frederiksberg